Contoh Format Buku Ekspedisi Lembaga PAUD. Buku ekspedisi disebut juga ”Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Pengertian Buku Ekspedisi adalah “Buku Pengantar Surat” yang digunakan untuk mencatat daftar pengiriman surat kepada pihak lain sehingga lebih rapi.
Dahulu (atau mungkin sekarang masih ada) surat ekspedisi digunakan sebagai tanda terima bahwa surat yang dikirimkan sudah diterima oleh penerima yang berhak. Sekarang, surat ekspedisi mulai ditinggalkan di lembaga PAUD, kecuali surat ekspedisi ini digunakan oleh kurir pengiriman barang.
Ayah bunda jangan bingung ya, ketika ditanya surat ekspedisi serahkan saja “Surat Pengantar“, mereka akan segera paham karena Surat Pengantar sekarang berfungsi sebagai surat ekspedisi ini. Surat ekspedisi ini juga biasa dibawa oleh tukang pengantar undangan untuk acara-acara tertentu sebagai bahan laporan surat telah dikirimkan.
Fungsi Buku Ekspedisi PAUD
Adanya buku ekspedisi PAUD digunakan untuk mencatat pengiriman surat pada pihak lain atau si penerima. Sehingga buku ekspedisi dapat berguna untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju. Juga menjadi arsip atau bukti pengiriman surat.
Surat ekspedisi selalu dibawa oleh orang yang mengantarkan surat. Formatnya dibuat menggunakan selembar kertas dan diberikan kolom nomor, nomor surat, perihal surat, nama penerima surat, dan tanda tangan disertai tanggal diterimanya.
Contoh Format Buku Ekspedisi Lembaga PAUD
Gunakan kertas HVS ukuran F4 atau Folio atau Long Bold yaitu ukutan 8.5 x 13 inchi. Berikut ini tampilannya.
Download Buku Ekspedisi PAUD
Ayah bunda bisa mendapatkan file ini melalui link download yang tersedia di bawah ini. Mohon menunggu sampai sistem selesai menyiapkan file-nya:
Perbedaan Buku Ekspedisi dan Buku Agenda
Buku Ekspesidi adalah buku yang digunakan sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim atau diterima. Sedangkan Buku Agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan tujuan:
- Agar instansi tidak kehilangan informasi di setiap surat yang diproses.
- Agar mudah mengetahui jumlah surat
- Tertib administrasi.
Jika kepala sekolah sudah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada penerima melalui orang yang ditunjuk. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi terbagi dua, yaitu:
- Buku ekspedisi extern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
- Buku ekspedissi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri..
Kegunaan buku ekspedisi antara lain:
- Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju.
- Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan
- Untuk menghormati yang dikirim.
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
