Dokumentasi Surat Masuk dan Keluar PAUD TK Secara Digital

Agenda Surat Masuk Keluar – Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar Lembaga PAUD TK KB TPA SPS. Pengertian surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau lembaga yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/lembaga untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Di dalam lembaga PAUD baik itu TK, KB maupun lainnya menangani surat yang diterima maupun dikirim (mail handling) dapat dilakukan dengan menulisnya di dalam sebuah buku besar bergaris jadi ayah bunda tinggal membuat kolom sendiri dengan tulisan kolom sesuai contoh yang ada di bawah.

Untuk memudahkan pencarian surat, sebaiknya satu buku besar khusus untuk agenda surat masuk dan satu buku besar lagi digunakan untuk agenda surat keluar.

Penanganan surat keluar masuk di lembaga PAUD juga dapat dilakukan melalui komputer atau laptop, jadi ayah bunda tinggal download file yang kami sajikan di bawah ini dan pindah ke laptop, sesuaikan dengan data lembaga PAUD ayah bunda. Setiap kali ada surat masuk dan surat keluar ayah bunda buka laptop dan diketik disana datanya. Lebih mudah dan sifatnya paper less.

Cara Menyimpan Surat Masuk / Keluar di PAUD

Ada beberapa cara menyimpan agenda surat keluar masuk di lembaga PAUD diantaranya adalah siapkan map dan binder atau penjepit kertas yang berwarna hitam itu masing-masing 24 buah untuk mengarsip surat masuk selama satu tahun.

Setiap kali ada surat masuk langsung tulis di buku agenda surat masuk, selanjutnya jika sudah tidak dipakai silahkan arsip sesuai dengan bulan yang tertera pada surat. Kelompokkan apakah itu jenis surat masuk atau surat keluar. Pengelompokan dilakukan setiap bulan dan di binder agar rapi dan memudahkan pencarian. Setelah di binder, masukkan dalam stof map dan tulisi map nya “agenda surat masuk bulan…..tahun……”. Gitu, sekarang contoh format surat masuk dan keluar.

Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar Lembaga PAUD TK KB surat masuk keluar surat masuk keluar perusahaan surat keluar masuk barang surat masuk dan keluar perusahaan contoh surat masuk keluar administrasi surat masuk keluar pengurusan surat masuk keluar surat masuk dan keluar masjid prosedur surat masuk keluar rekod surat keluar masuk surat izin keluar masuk barang sistem surat keluar masuk contoh surat keluar masuk sekolah daftar surat keluar masuk contoh agenda surat masuk keluar membuat surat keluar masuk pendaftaran surat keluar masuk pengurusan surat masuk dan keluar contoh rekod surat keluar masuk dfd surat masuk surat keluar prosedur administrasi surat masuk/keluar/sistem arsip format agenda surat masuk keluar administrasi surat masuk dan keluar carta alir surat keluar masuk aplikasi surat masuk dan keluar php aplikasi surat masuk dan keluar free abstrak surat masuk dan latar format arsip surat keluar masuk surat masuk dan keluar adalah aplikasi surat masuk keluar agenda surat masuk keluar aplikasi manajemen surat masuk - keluar php buku agenda surat masuk keluar aplikasi surat keluar masuk dengan php program aplikasi surat masuk keluar aplikasi surat masuk dan keluar arsip surat masuk dan keluar alur surat masuk dan keluar surat masuk dan surat keluar berbasis web contoh surat keluar masuk barang di gudang contoh surat masuk dan keluar barang contoh form surat keluar masuk barang contoh surat ijin keluar masuk barang contoh surat laporan keluar masuk barang contoh buku surat masuk keluar contoh surat jalan keluar masuk barang buku daftar surat keluar masuk bentuk surat masuk dan keluar menangani surat masuk dan keluar sistem buku agenda bagan surat masuk surat keluar contoh surat masuk keluar barang surat ijin keluar masuk barang form surat keluar masuk barang buku surat masuk keluar aplikasi surat masuk dan keluar berbasis web contoh surat izin keluar masuk barang

Contoh Buku Surat Keluar Masuk PAUD TK KB TPA SPS

Surat keluar diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, alamat / tujuan surat, uraian, dan keterangan sementara surat masuk diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, asal surat, uraian, dan keterangan.

Buku yang kami buat ini memiliki fitur otomatis dengan hanya memasukkan sekali nama lembaga pada sheet identitas dan semua nama lembaga akan terganti menjadi lembaga PAUD ayah bunda semua. Silahkan unduh kedua-duanya ada dua file di bawah ini,:

LINK DOWNLOAD

File 1: Agenda Surat Masuk, File Disini
File 2: Agenda Surat Keluar, File Disini

INFO PENTING

Dokumen administrasi PAUD ini merupakan salah satu dari kumpulan administrasi TK KB yang dibagikan secara GRATIS. Lihat Daftar Dokumen Lengkap KLIK DISINI

Penampakannya sebagaimana berikut ini

Dokumentasi surat yang diterima lembaga PAUD maupun surat yang dikirim perlu dilakukan agar suatu saat ketika mencari surat yang dimaksud dapat dilacak dengan mudah.

Secara tradisional (manual), dokumentasi agenda surat masuk maupun keluar di sekolah PAUD dapat dilakukan dengan menuliskan nomor surat, perihal, tanggal dll sesuai dengan isian file yang disediakan di link unduhan di atas. Selanjutnya dokumen surat dikumpulkan jadi satu untuk diarsipkan. Cara ini rentan terhadap kerusakan seperti dimakan rayap atau terkena debu / hujan. Ada cara yang lebih praktis lagi yaitu:

Agenda Surat Digital / Cara Dokumentasi Surat di PAUD Secara Digital

Saat ini sudah ngetren era revolusi industri 4.0 yang semuanya serba digital dan terhubung dengan internet. Lembaga PAUD harus berinovasi membuat dokumentasi surat yang diterima maupun yang keluar dari lembaganya. Berikut ini adalah beberapa langkah mudah cara mendokumentasikan surat di sekolah PAUD sehingga menjadi agenda surat digital:

Cara 1 Dokumentasi Surat:

Siapkan folder khusus untuk surat menyurat dilengkapi dengan tahun misalnya “Surat Masuk [year]”
Di dalam folder ini dibuat folder lagi dengan nama bulan dan tahun, misalnya “September [year]”
Ambil kamera dan foto suratnya, lalu taruh di dalam folder berdasarkan bulan. Namai file surat yang sudah difoto tersebut nama lembaga, tahun dan keterangan misal: “himpaudi2021_lomba”. Dan juga pastikan ayah bunda sudah mengisikan data surat ke dalam file yang disediakan.

Cara 2 Dokumentasi Surat:

Ayah bunda dapat memanfaatkan aplikasi bernama “Mendeley“. Meskipun sebenarnya ini adalah aplikasi untuk manajemen referensi, ayah bunda dapat memanfaatkannya sebagai aplikasi dokumentasi surat (agenda surat). Caranya:

Silahkan unduh aplikasi Mendeley dan lakukan instalasi. Buat akun apabila diperlukan
Foto/scan surat tadi dan jadikan file PDF, beri nama file sebagai lembaga dan diikuti tahun dan keterangan misalnya “disdik2021_workshop”
Buat folder khusus untuk menempatkan file surat PDF tersebut
Buka aplikasi Mendeley dan klik menu “Add reference manually”
Masukkan data surat ke dalam Mendeley,

Jadi pada cara yang kedua ini kita tidak perlu mengunduh file agenda surat di atas, cukup pakai Mendeley. Di dalam aplikasi ini kita dapat membuka file PDF langsung di dalamnya (jadi terhubung antara keterangan surat dan aplikasi Mendeley).