Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Lembaga PAUD TK KB TPA SPS. Pengertian surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau lembaga yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/lembaga untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Di dalam lembaga PAUD baik itu TK, KB maupun lainnya menangani surat yang diterima maupun dikirim (mail handling) dapat dilakukan dengan menulisnya di dalam sebuah buku besar bergaris jadi ayah bunda tinggal membuat kolom sendiri dengan tulisan kolom sesuai contoh yang ada di bawah.
Untuk memudahkan pencarian surat, sebaiknya satu buku besar khusus untuk agenda surat masuk dan satu buku besar lagi digunakan untuk agenda surat keluar.
Penanganan surat keluar masuk di lembaga PAUD juga dapat dilakukan melalui komputer atau laptop, jadi ayah bunda tinggal download file yang kami sajikan di bawah ini dan pindah ke laptop, sesuaikan dengan data lembaga PAUD ayah bunda. Setiap kali ada surat masuk dan surat keluar ayah bunda buka laptop dan diketik disana datanya. Lebih mudah dan sifatnya paper less.
Cara Menyimpan Surat Masuk / Keluar di PAUD
Ada beberapa cara menyimpan agenda surat keluar masuk di lembaga PAUD diantaranya adalah siapkan map dan binder atau penjepit kertas yang berwarna hitam itu masing-masing 24 buah untuk mengarsip surat masuk selama satu tahun.
Setiap kali ada surat masuk langsung tulis di buku agenda surat masuk, selanjutnya jika sudah tidak dipakai silahkan arsip sesuai dengan bulan yang tertera pada surat. Kelompokkan apakah itu jenis surat masuk atau surat keluar. Pengelompokan dilakukan setiap bulan dan di binder agar rapi dan memudahkan pencarian. Setelah di binder, masukkan dalam stof map dan tulisi map nya “agenda surat masuk bulan…..tahun……”. Gitu, sekarang contoh format surat masuk dan keluar.
Contoh Buku Surat Keluar Masuk PAUD TK KB TPA SPS
Surat keluar diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, alamat / tujuan surat, uraian, dan keterangan sementara surat masuk diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, asal surat, uraian, dan keterangan.
Buku yang kami buat ini memiliki fitur otomatis dengan hanya memasukkan sekali nama lembaga pada sheet identitas dan semua nama lembaga akan terganti menjadi lembaga PAUD ayah bunda semua. Untuk memudahkan lembaga PAUD/TK dalam menerapkan sistem agenda surat yang efektif, berikut adalah tautan untuk mengunduh format agenda surat masuk dan keluar yang telah dirancang khusus untuk kebutuhan lembaga pendidikan anak usia dini:
Penampakannya sebagaimana berikut ini:
Dokumentasi surat yang diterima lembaga PAUD maupun surat yang dikirim perlu dilakukan agar suatu saat ketika mencari surat yang dimaksud dapat dilacak dengan mudah.
Secara tradisional (manual), dokumentasi agenda surat masuk maupun keluar di sekolah PAUD dapat dilakukan dengan menuliskan nomor surat, perihal, tanggal dll sesuai dengan isian file yang disediakan di link unduhan di atas. Selanjutnya dokumen surat dikumpulkan jadi satu untuk diarsipkan. Cara ini rentan terhadap kerusakan seperti dimakan rayap atau terkena debu / hujan. Ada cara yang lebih praktis lagi yaitu digital.
Pentingnya Agenda Surat di Lembaga PAUD/TK
Agenda surat adalah sistem pencatatan yang berfungsi sebagai alat kontrol dan monitoring terhadap surat-surat yang keluar dan masuk dalam suatu lembaga. Di lingkungan PAUD/TK, agenda surat memiliki beberapa fungsi penting:
- Tertib Administrasi – Menciptakan keteraturan dalam pengelolaan dokumen surat-menyurat.
- Bukti Komunikasi – Menjadi bukti tertulis komunikasi formal antara lembaga dengan pihak eksternal.
- Pelacakan Informasi – Memudahkan penelusuran surat-surat penting yang pernah diterima atau dikirimkan.
- Monitoring Tindak Lanjut – Membantu memantau status tindak lanjut dari surat-surat yang memerlukan respons.
- Akreditasi & Audit – Menjadi dokumen pendukung dalam proses akreditasi dan audit lembaga.
- Dokumentasi Historis – Merekam jejak komunikasi formal lembaga sebagai bagian dari sejarah institusi.
